Thứ Hai, Tháng Sáu 21, 2021

Cách so sánh 2 file word

Cách so sánh 2 file Word đôi khi rất cần thiết đối với những người soạn thảo văn bản, văn thư liên quan tới nhiều tài liệu và cần sàng lọc ra những nội dung chính xác nhất và chuẩn nhất để có thể có được một văn bản hoàn chỉnh và ưng ý.

Đôi khi bạn cần sử dụng các tài liệu tuy nhiên bạn không biết tài liệu nào có tất cả các nội dung mà bạn cần vậy lúc này chức năng so sánh 2 văn bản là một trong những yếu tố cần thiết cho bạn.

Vậy làm thế nào để bạn có thể thực hiện được việc so sánh hai file Word thì hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé!

Hướng dẫn cách so sánh hai File Word

Bước 1: Vào Review >> chọn Compare

 Bạn Click chuột vào thư mục Review ở tại thanh Ribbon trong File Word phía trên màn hình, tại giao diện hiện lên bạn click chuột vào thư mục Compare (Đối chiếu).

cach - so - sanh - 2 - file - word-1

Bước 2Tiếp tục chọn thư mục Compare

Tại giao diện Compare sẽ hiện ra như ảnh dưới bạn click chuột vào thư mục được khoanh tròn như hình dưới.

cach - so - sanh - 2 - file - word-2

 

Bước 3:  Chọn file tài liệu gốc và tài liệu đã sửa đổi >> chọn OK

Sau đó thư mục Compare Documents (So sánh tài liệu) mở ra  bạn thực hiện việc chọn  File tài liệu gốc (Original Document) và chọn File tài liệu đã sửa đổi (Revised document) rồi bạn click chuột chọn Ok.

cach - so - sanh - 2 - file - word-3

Bước 4: 

Tại đây sẽ hiển thị bảng so sánh 2 văn bản bạn vừa lựa chọn để so sánh.

Trên giao diện của màn hình xuất hiện 4 mục.

  • Mục 1: Là nội dung của file văn bản gốc (hay còn gọi là văn bản chưa chỉnh sửa).
  • Mục 2: Là nội dung của File văn bản đã chỉnh sửa. (là văn bản đã được sửa đổi).
  • Mục 3: Là phần xuất hiện của cả 2 văn bản gốc và văn bản chỉnh sửa, những chữ có màu đỏ hoặc có dấu gạch chân đỏ là những ý đã được sửa đổi trong File gốc..
  • Mục 4: Là phần các nội dung được sửa đổi, các bước sửa đổi và người sửa đổi.
  • Tại mục 3: Nội dung được sửa đổi sẽ được bôi đỏ bằng đường kẻ thẳng tại phía bên trái của lề văn bản như hình dưới.cach - so - sanh - 2 - file - word-5.1
  • Tại mục 4: Những nội dung đã được sửa đổi sẽ được hiện rõ các thông tin như: Những lần Review: Sáu lần sửa đổi (6 Revisions).cach - so - sanh - 2 - file - word-6

Các bước chỉnh sửa gồm: Insert, Delete,… hay những bước nào trên từ nào, câu nào sẽ được hiện rõ và chi tiết.

 Như vậy việc đối chiếu rõ ràng, chi tiết, giúp bạn có thể xem xét được tổng quát nhất của sự thay đổi nội dung văn bản.

Sửa đổi một số tùy chọn khi thực hiện việc đối chiếu giữa hai văn bản với nhau

Bên cạnh đó bạn cũng có thể lựa chọn sửa đổi một số tùy chọn khi thực hiện việc đối chiếu giữa hai văn bản với nhau. Cụ thể:

Bước 1: Bạn chọn chức năng Tracking (Theo dõi) trong thư mục Rewiew  và sau đó chọn vào phần Advanced Options (Tùy chọn nâng cao). 

cach - so - sanh - 2 - file - word-7

Bước 2: Khi bạn thực hiện xong thì thư mục sẽ hiện ra bạn chọn lựa đường kẻ báo cáo đã sửa đổi, sắc màu xuất hiện và click chuột chọn Ok để lưu.

cach - so - sanh - 2 - file - word-8.1

Và tại tùy chọn này giúp bạn biết được thuộc tính của những sửa đổi được Word lưu lại khi bạn đối chiếu hai tài liệu với nhau.

Thay đổi các Word xuất hiện những sửa đổi trong nội dung tài liệu.

Cách 1: Nếu bạn cần chúng xuất hiện dưới dạng Balloons (bong bóng) bạn thực hiện click chuột vào mục hiển thị đánh dấu (Show Markup), sau đó di chuyển chuột tới chọn Balloons và tiếp đến là hiển thị bản sửa đổi trong bong bóng (Show Revisions in Balloons).

Cách 2: Bạn cũng có thể nhấn chuột vào trước (Previous) hay kế tiếp (Next) để chuyển đi chuyển lại những sửa đổi trong tài liệu và chọn vào mục chấp nhận (Accept) hay từ chối (Reject) sửa đổi ở từng thao tác khi chuyển đi.

Sau khi thực hiện việc sửa đổi theo ý muốn của mình bạn thực hiện việc lưu lại file tài liệu như bình thường để có được văn bản như ý muốn.

Như vậy trên đây là bài viết hướng dẫn cách so sánh 2 file Word, hy vọng bài viết sẽ mang lại cho bạn những thông tin, kiến thức bổ ích, giúp ích cho các bạn trong quá trình làm việc có thể ứng dụng vào để nâng cao hiệu suất của công việc.

- Advertisement -

Latest news

- Advertisement -

Related news

- Advertisement -

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây