Thứ Bảy, Tháng Mười 31, 2020
Home Ứng Dụng Văn Phòng Cách định dạng văn bản trong Word - Hướng dẫn định dạng...

Cách định dạng văn bản trong Word – Hướng dẫn định dạng văn bản

- Advertisement -

Sau khi soạn xong một văn bản chúng ta cần định dạng văn bản trong word sao cho đúng tiêu chuẩn và yêu cầu của từng nội dung. Một file văn bản Word hoàn chỉnh sẽ giúp người đọc dễ hiểu và thể hiện được tính chuyên nghiệp của người soạn thảo. Vậy làm thế nào để định dạng văn bản thật chính xác và đúng yêu cầu? Bài viết dưới đây sẽ giúp các bạn làm được điều này một cách dễ dàng.

Định dạng văn bản word là thay đổi kiểu dáng, vị trí,  kí tự (con số, ký hiệu), các đoạn văn bản và các đối tượng khác trên trang. Vậy định dạng văn bản sẽ bao gồm các thao tác như sau :

 

1. Căn lề, kích thước – Bước đầu tiên trong định dạng văn bản Word

 

Để căn lề cho trang văn bản một cách chính xác trước tiên bạn cần phải chuyển đổi kích thước sang cm.

Tỷ lệ căn lề chuẩn trong Word (tờ giấy A4) theo như quy ước là: 

  • Lề trên (Top) được căn ở khoảng từ 2 cho đến 2,5 cm.
  • Lề dưới (Bottom) được căn lề từ 2 đến 2,5 cm.
  • Với lề trái (Left) cách mép trái từ 3 đến 3,5 cm.
  • Lề phải (Right) có độ căn lề từ 1,5 đến 2 cm.

Các bước thực hiện như sau: 

Bước 1: Trong giao diện Word bạn click chuột chọn Page Layout , rồi bạn nhấn tiếp vào  biểu tượng mũi tên trong Page Setup để tiến hành thiết lập trang.

Định dạng văn bản trong Word

Bước 2: Tại đây, bạn sẽ nhìn thấy  tab Margins. Trong đó sẽ có các mục tùy chỉnh căn lề cho files văn bản của bạn bao gồm:

  • Top: Căn lề trên
  • Bottom: Căn lề dưới
  • Left: Căn lề trái
  • Right: Căn lề phải.

Và bạn chỉ cần căn chỉnh đúng kích thước theo tiêu chuẩn của 4 mục trên cho files Word là được .

Định dạng văn bản trong Word

Trong định dạng văn bản word – Chỉnh văn bản thành khổ ngang khổ dọc sẽ ở trong phần Orientation:

Nếu bạn muốn soạn thảo văn bản ở khổ giấy dọc thông thường thì chọn Portrait, còn nếu bạn muốn văn bản của mình nằm ngang thì chọn Landscape.

2. Định dạng Font chữ trong Word: 

Định dạng Font chữ trong Word cho văn bản mới: Việc định dạng font chữ bạn có thể làm với nhiều tùy chọn khác nhau như thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ, chữ in nghiêng, in đậm…

Các bước thực hiện như sau: 

  • Bạn click chọn thẻ Home
  • Sau đó bạn nhấn vào biểu tượng mũi tên trong mục Font hoặc ấn tổ hợp phím  tắt Ctrl + D để hiện thị giao diện điều chỉnh Font
Định dạng văn bản trong word

Một số phím tắt thông dụng phục vụ bạn trong việc định dạng Font chữ trong văn bản Word như sau:

  • Bôi đen văn bản và nhấn tổ hợp phím Ctrl+B: in đậm.
  • Ctrl+D: mở hộp thoại định dạng font chữ.
  • Bôi đen văn bản và nhấn tổ hợp phím Ctrl+I: in nghiêng.
  • Bôi đen văn bản và nhấn tổ hợp phím Ctrl+U: gạch chân.
  • Bôi đen văn bản và nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + >: tăng kích cỡ văn bản.
  • Bôi đen văn bản và nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + <: giảm kích cỡ văn bản.

Cách tùy chỉnh khoảng cách chữ trong văn bản

Bạn mở giao diện mục Font hoặc dùng phím tắt Ctrl+D rồi chọn  tab Character Spacing để cài đặt. Trong mục Spacing sẽ có các tùy chọn để điều chỉnh khoảng cách chữ trong văn bản, đó là: 

  • Normal: Chỉnh khoảng cách bình thường.
  • Expanded: Chỉnh khoảng cách rộng hơn bình thường.
  • Condensed: Thu hẹp khoảng cách các chữ lại.
  • By: Nhập các giá trị để bạn lựa chọn và tùy chỉnh cho phù hợp.

Và sau khi lựa chọn được khoảng cách chữ phù hợp bạn chỉ cần click chọn OK là xong.

Định dạng văn bản trong Word

3. Định dạng đoạn văn bản trong Word:

Công việc định dạng đoạn văn bản này sẽ giúp cho văn bản của bạn dễ nhìn và dễ hiểu hơn, tuân thủ đúng theo nguyên tắc nhất. 

Đầu tiên, bạn cần phải bôi đen (Ctrl + A) đoạn văn bản bạn vừa tạo. Sau đó click chuột vào góc bên phải của thẻ Paragraph để mở cửa số tùy chỉnh như hình.

Định dạng văn bản

Với cửa sổ này:  

Trong mục Spacing  phần After trong hình trên bạn có thể tùy chỉnh khoảng cách giữa các đoạn văn bản với nhau

Phần Line spacing cho phép bạn tùy chỉnh khoảng cách dòng cho đoạn văn bản của mình. Trong đó: 

  • Single (dòng đơn): tùy chỉnh để Font giãn nhiều nhất của dòng.
  • 1.5 lines: Gấp 1,5 lần khoảng cách của dòng đơn ở trên.
  • Double: Gấp 2 lần khoảng cách của dòng đơn.
  • At least: Thiết lập một khoảng cách của dòng nhỏ nhất sao cho phù hợp với Font chữ của dòng.
  • Exactly: Cố định một khoảng cách dòng nhất định. Với giá trị này thì bạn tăng hoặc giảm cỡ chữ thì khoảng cách của dòng vẫn không thay đổi.
  • Multiple: Tùy chỉnh khoảng cách dòng tăng hoặc giảm bao nhiêu % so với dòng đơn mà bạn vừa chỉ định.
Định dạng văn bản

Phần Indentation cho phép bạn điều chỉnh căn lề cho đoạn văn bản. Giá trị Special thể hiện các lựa chọn cho bạn. 

  • (none) là cả đoạn sẽ thụt vào so với lề trái hoặc lề phải (do bạn chọn)
  • First line tức là dòng đầu tiên sẽ thụt vào
  • Hanging là ngoại trừ dòng đầu tiên, phần còn lại của đoạn văn bản sẽ thụt vào.

Sau khi xong tất các các tùy chỉnh bạn click OK để hoàn thành nhé.

4. Định dạng Tabs trong Word:

Đối với các phiên bản định dạng văn bản Word mỗi khi bạn gõ vào phím Tab file văn bản sẽ điều chỉnh một khoảng cách nhất định theo mặc định của MS Word hoặc là do bạn tự điều chỉnh. Và để điều chỉnh lại khoảng cách này thì bạn có thể làm như sau: 

Bạn mở lại cửa sổ Paragraph lên: Trong thẻ Home của Word, bạn click chọn vào góc bên phải phía dưới của mục Paragraph. Sau khi cửa số mở bạn click chọn tiếp vào Tabs nhé.

Định dạng văn bản – TopThuThuat.Net

Sau khi click chọn Tabs, cửa sổ Tabs sẽ mở lên: 

Định dạng văn bản trong Word – TopThuThuat.Net

Trong Tab stop position: bạn sẽ gõ vào chỉ số chính là khoảng cách đến lề đến khi điểm dừng của việc nhấn phím Tab.

Alignment: phần này có lựa chọn các loại Tab như sau: 

  • Tab trái – Left: Khi bạn nhấn phím Tab thì điểm dừng của con trỏ chuột sẽ được đặt ở một vị trí so với lề trái.
  • Tab giữa – Center: Bạn nhập gõ nội dung của văn bản sẽ được canh giữa. Và ở vị trí dừng đó, chúng ta gõ văn bản sẽ được dịch về hai bên đều nhau.
  • Tab phải – Right: Bạn gõ nội dung của văn bản thì sẽ được canh phải ở vị trí dừng sau khi nhấn phím Tab và các ký tự được gõ thêm sẽ khiến cho văn bản dịch chuyển sang bên trái.
  • Tab thập phân – Decimal: Lúc bạn tiến hành gõ nội dung văn bản. Văn bản của bạn sẽ được tự động canh giữa ở vị trí dấu thập phân.
  • Bar Tab: Với tab này thì file văn bản của bạn sẽ chèn thêm một gạch thẳng đứng ở vị trí dừng.

Cuối cùng các bạn click chọn Set để tùy chỉnh Tabs.

Và click chọn OK để hoàn thành thao tác.

5. Tạo khung cho văn bản:

Để tạo khung cho văn bản, đầu tiên bạn click vào thẻ  Page Layout, trong phần Page Background các bạn click chọn vào Page Borders.

Cửa sổ Border and Shading xuất hiện. Tại đây bạn sẽ thiết lập các thông số để tạo khung cho văn bản.

Định dạng văn bản – TopThuThuat.Net

6. Định dạng đoạn văn bản trong Word:

Format Painter sẽ giúp bạn sao chép định dạng từ vùng văn bản này sang vùng văn bản. Với việc tài liệu của bạn xuất hiện nhiều vùng định dạng giống nhau thì công cụ này thực sự hữu ích.

Đầu tiên, bạn bôi đen đoạn văn bản có định dạng mà bạn muốn copy cho các đoạn văn bản khác. Sau đó bạn nhấn vào tab Home, click vào Forrmat Painter trên thanh công cụ. Lúc này con trỏ sẽ xuất hiện cùng biểu tượng cái chổi.

Định dạng văn bản

Bạn bôi đen vào đoạn văn bản mà bạn muốn chỉnh sửa. Lúc này đoạn văn bản đó sẽ có định dạng giống hệt định dạng của đoạn văn bản ở trước đó.

Nếu muốn sao chép định dạng cho nhiều đoạn văn, chúng ta cũng bôi đen đoạn văn đã định dạng rồi nhấp đúp chuột vào biểu tượng chổi. Tiếp đó bôi đen vào các đoạn văn bản cần giống định dạng đã sao chép. Nhấn Esc để dừng quá trình sao chép.

Trên đây là những cách mà TopThuThuat.Net hướng dẫn để giúp bạn có thể định dạng văn bản trong word một cách hoàn chỉnh. Bài viết tuy hơi dài nhưng mình nghĩ sẽ rất bổ ích cho những bạn mới tập làm quen với MS Word. Chúc các bạn thành công!

- Advertisement -

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

- Advertisment -

Most Popular

Bàn phím iphone 5

Hiện nay dòng điện thoại Iphone đang được sử dụng vô cùng rộng rãi và được nhiều người ưa chuộng. Chính vì...

Bàn phím đẹp cho iphone

Bạn đang sử dụng iPhone và muốn tạo cho mình những bàn phím đẹp cho Iphone mang đậm dấu ấn riêng của...

Cách chèn video vào Powerpoint

Để bài thuyết trình thêm sinh động thì Cách chèn video vào Powerpoint là điều không thể thiếu. Cách chèn video, cách...

Bàn phím đẹp cho iphone

Bạn đang sử dụng iPhone và muốn tạo cho mình những bàn phím đẹp cho Iphone mang đậm dấu ấn riêng của...

Recent Comments